• Im Vergleich zur Vorgängerstudie aus dem Jahr 2008 erfolgt der Einsatz von Web 2.0-Instrumenten heute stärker erfahrungsbasiert und weniger experimentell: 40 Prozent der Teilnehmer haben mittlerweile eigene Erfahrungen mit Web 2.0-Anwendungen, 2008 waren dies lediglich 20 Prozent.
• Die in der ersten Erhebung feststellbare Skepsis bezüglich des erzielbaren Verbesserungspotenzials spielt in der aktuellen Studie keine Rolle mehr.

Die Akzeptanzwirkungen sprechen für einen breiten Einsatz von Web 2.0-Instrumenten in Change Management-Vorhaben, wobei Michael Reiß und Dirk Steffens für ein systematisches Blending von konventionellen und neuen Medien argumentieren.

Der vollständige Beitrag ist als PDF zum Download verfügbar.

Weitere Veröffentlichungen zu der Studie sind auf der Website des Lehrstuhls für Organisation zu finden:

• Reiß, M.; Steffens, D. (2010), Effektiver, akzeptierter, innovativer – Changemanagement 2.0, in: Wissensmanagement, 2010, 12. Jg., Heft 7, S. 50-51

• Reiß, M.; Ehrenmann, F.; Steffens, D. (2010), Web 2.0-Einsatz in Change-Projekten – Unterstützung der Partizipation und Kommunikation in Veränderungsvorhaben, in: Industrial Engineering, 63. Jg., 2010, Heft 4, S. 20-23

• Das sichere und bekannte Handling der alten Software ist nichts mehr wert. Neue Funktionen müssen erlernt werden.
• Die Schnelligkeit und die niedrige Fehlerquote werden durch Ausprobieren und „Erfahren” ersetzt.
• Die Transparenz des eigenen Handelns wird wahrscheinlich steigen.
• Prozesse und vielleicht Machtverschiebungen müssen begriffen, gefühlt und gelebt werden.

Eine Vielzahl an Software-Rollouts wird viel teurer und dauern länger als veranschlagt. Ein optimales Qualifikationskonzept unterstützt durch eine passende Kommunikation rückt den User in den Vordergrund. Die Mitarbeiter werden frühzeitig informiert und motiviert. Sie erlernen das Handling der neuen Software und wissen, wie sie sich selbst helfen können. Die Rollouts, die den User im Fokus haben, verlaufen deutlich erfolgreicher: schneller, einfacher und in besserer Qualität.

Elemente während des Rollouts

Web 1.0 –Technologien, Social Media in Kombination mit den klassischen Methoden im Change Management bieten eine Menge Möglichkeiten die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu berücksichtigen:

Aus der Vielfalt der Elemente wird folgender positiver Nutzen gezogen:

• Unterschiedliche Wahrnehmungskanäle werden angesprochen
• Individuelles Lern- und Kommunikationsverhalten der einzelnen Mitarbeiter wird berücksichtigt
• Die Medien werden gemäß ihren Stärken eingesetzt
• Gute Auffindbarkeit der schriftlichen Elemente
• Hohe Nachhaltigkeit der Informationen

Die Empfehlung vieler Changemanager: Kommunikation, Kommunikation, und nochmals Kommunikation geschieht mit Informationen, Fakten und Emotionen.

Chancen für Change 2.0

Information und Qualifikation sind wesentliche Bestandteile in einem Software-Rollout um Mitarbeiter zu integrieren. Die Kombination von klassischen Methoden und Web 2.0- Elementen bietet jede Menge Chancen den Mitarbeiter zum Erfolgsfaktor in Software-Rollouts zu machen.

Wie fängt man mit Enterprise 2.0 an: Top-Down oder Bottom-Up?

Die Vertreter der Bottom-Up-Schule argumentieren, dass es ausreichend ist, die Web 2.0-Werkzeuge bereitzustellen und die weitere Entwicklung den Kräften der Selbstregulierung zu überlassen.  ”If we build it, they will come” ist das Glaubenbekenntnis dieser Schule. Die Durchdringung des Unternehmens erfolgt dann von unten nach oben und das Management soll, falls es davon überhaupt etwas mitbekommt, allenfalls die notwendigen finanziellen Mittel bereitstellen.

Die andere Schule geht davon aus, dass eine Einführung Top-Down erfolgen muss. Die Unternehmensleitung muss zumindest signalisieren, dass diese neuen Arbeitsformen gewünscht sind und im Einklang mit den Zielen des Unternehmens stehen. Andernfalls würden sich die Mitarbeiter die ganzen Entwicklungen ”von der Seitenlinie” aus anschauen und sich fragen, ob sich ein persönliches Engagement lohnt.

McAfee behauptet zunächst diplomatisch, dass er für beide Schulen Sympathie empfindet bevor er sich dann zur Top-Down-Schule bekennt. Die Veränderungen durch Enterprise 2.0 in der Arbeitswelt sind so weitreichend, dass sowohl Führung als auch Anreize für die Mitarbeiter erforderlich sind, um diesen neuen Wegen zu folgen.Dies steht im Einklang mit unseren Erfahrungen, die ich vor kurzem so beschrieben habe:

Schaut man sich Enterprise 2.0 – Fallbeispiele an, kann man feststellen, dass die Nutzung von Social Software sowohl Top-down als auch Bottom-up initiiert werden kann. Alleine aber darauf zu vertrauen, dass sich Enterprise 2.0 aufgrund der vorhandenen Potenziale durchsetzen wird, geht an der Komplexität des Themas und den Realitäten in den Unternehmen vorbei. Erfolgreiche Unternehmen legen Spielregeln für die Nutzung von Social Software fest und binden das Thema in einen breiten strategischen Ansatz ein.

Enterprise 2.0 und Change Management

Wenn ein Unternehmen nicht bereit ist, den Wandel zum Enterprise 2.0 aktiv zu gestalten, wird das Unternehmen sehr schnell wieder in alte Muster zurückfallen. McAfee nennt einige Ansatzpunkte für eine breite Einführung von Enterprise 2.0:

• Für die Einführung von Enterprise 2.0 braucht man eine Strategie. Die setzt voraus, zu wissen, was in der “2.0-Welt” vor sich geht und was man damit in einem Unternehmen anfangen kann.
• Die Mitarbeiter müssen Zeit haben zu lernen, mit den neuen Werkzeugen umzugehen und zu verstehen, was von ihnen erwartet wird.
• Mitarbeiter auf allen Ebenen eines Unternehmens müssen ermutigt werden, die neuen Werkzeuge einzusetzen und deren Nutzen zu erkennen.
• Themen wie Risiken, Datenschutz, Informationssicherheit und Geheimhaltung bei der Nutzung kollaborativer Technologien dürfen weder unter den Tisch gekehrt noch zum “No-Go”-Argument werden. Vielmehr ist es notwendig, dafür eine gute Lösung zu finden.
• Die Bedeutung des mittleren Management wird sich verändern. Ihre Aufgabe wird in einem Enterprise 2.0 weniger in einer “Gatekeeper”-Funktion, mit der die Informationen gefiltert werden, bestehen, sondern in der Führung der Mitarbeiter und dem richtigen Einsatz des menschlichen Faktors.

Enterprise 2.0 und ROI

McAfee stellt fest, dass es darum gehen muss, mit Enterprise 2.0 bestimmte geschäftliche Zielsetzungen zu erreichen. Als Beispiel nennt er die Nutzung des vorhandenen Wissens und das Finden von Expertise in einem Unternehmen. Er empfiehlt, vorab zu überlegen, welche Probleme oder welche Möglichkeiten man mit Enterprise 2.0 angehen kann und dann die entsprechenden Technologien einzuführen. Und dann daran den Erfolg zu messen. Dazu hatte ich in einem anderen Beitrag geschrieben:

(…) es jetzt darum, den Nutzen nachzuweisen und aufzuzeigen, welche “echten” Probleme man mit Enterprise 2.0 lösen kann. Ein großes Potenzial liegt in der Chance, betriebliche Anwendungen zu gestalten, die entweder die vorhandenen Lösungen einer “1.0-Welt” systematisch erweitern oder, die es einem erlauben, “Dinge zu machen”, die man bislang nicht realisieren konnte. Was das sein könnte? Wissensmanagement, Projektarbeit und Projektmanagement, betriebliches Vorschlagswesen und Innovationsmanagement, Kundenintegration und Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterbindung – und zufriedenheit, Personalentwicklung, Qualifizierung, Unternehmensplanung und Strategieentwicklung, Change Management, Führung. Die Liste an betrieblichen Anwendungen könnte man sicher noch verlängern.

Ein interessantes Interview vom Vater des Begriffs “Enterprise 2.0″ das zeigt, welch wichtiger Schritt die Einführung von Enterprise 2.0 für die zukünftigen Arbeits- und Unternehmenswelten sein wird.

Beitrag bereits erschienen bei centrestage.de.

Ziel der Studie: Erfolgsfaktoren für Implementierung von Change-Projekten auf Basis von empirischen Daten darzustellen. Die Nutzung neuer Medien für Mitarbeiterkommunikation ist nur erfolgreich, wenn sie offenen Dialog erlauben, zudem wird ein Kommunikations-Mix für die Übermittlung von Inhalten als sinnvoll betrachtet.

„Making Change Work“ untersucht Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren in der konkreten Projektpraxis.

Herausforderungen von Change – Projekten sind
1. Verändern von Denkweisen/Einstellungen,
2. Ressourcenknappheit,
3. mangelnde Transparenz der Information und Kommunikation,
4. mangelndes Change Management Know How,
5. mangelnde Motivation der Mitarbeiter.

Als Erfolgsfaktoren werden u.a. ehrliche und rechtzeitige Kommunikation und Einbindung der Mitarbeiter genannt. Unter anderem wird hier angeführt, dass konventionelle Medien, aber auch Instrumente von Web 1.0 nicht für die Kommunikation geeignet sind.

Elektronische Massenkommunikation ist in pucto Motivation zwar effizient, aber nicht effektiv. Weiterhin wird deutlich, dass persönlicher Dialog unverzichtbar ist. Unterstützend auf die Mitarbeitermotivation wirken rechtzeitige Kommunikation und Information, Elemente der Partizipation sowie Transparenz .

Die statistische Analyse gibt drei Erklärungen für den Erfolg bzw. Misserfolg von Change-Projekten:
1. Bewusstsein für Wandel und die damit verbundenen Herausforderungen,
2. Existenz und konsistente Anwendung formaler Methoden,
3. Anteil des Projekt-Budgets, der in Change Management investiert wird.

Die Projektperformanz korreliert mit der Anwendung formaler Change-Methoden und dem Investment im Change. Die Einbindung der Mitarbeiter durch neue Medien z.B. World Jams bei IBM (firmeninternes Brainstorming zum Gedankenaustausch, Ideenbewertung) wird nicht als Ersatz, sondern als Ergänzung zu konventionellen Medien betrachtet.

Erhebungseinheit:
über 220 Projekt- und Change-Manager in mehr als 140 Unternehmen unterschiedlicher Branchen und Unternehmensgrößen des öffentlichen Sektors in Deutschland, Österreich und der Schweiz